Você consegue comprovar que a sua empresa está isenta de fraudes e erros jurídicos? Qual a garantia você tem com relação à ética e legalidade nos processos internos? O conjunto de disciplinas que compõe o que é compliance se revela muito útil para responder a essas questões. 

Os escândalos de corrupção envolvendo empresas têm ganhado proporção cada vez maior. Logo, as pessoas estão mais antenadas quanto à reputação, ética e transparência das companhias. Além do mais, dentro desse mercado competitivo, é fundamental ter uma visão sistêmica para entender os impactos de uma ação em toda a organização.

Assim, a única forma de garantir uma boa conduta e prevenir complicações legais é por ações que controlam as rotinas e educam os funcionários com relação à honestidade e transparência. É nesse momento que entra o compliance.

Descubra neste artigo o que é compliance, por que ele é tão fundamental e como implantá-lo na sua empresa.

O que é compliance?

A palavra “compliance” tem origem inglesa “to comply with” que significa “agir de acordo com”. Ou seja, agir de acordo com a legislação, normas e regulamentos. Assim, é a ação de garantir que a empresa cumpra todas as exigências dos órgãos, conforme o segmento.

Além disso, o compliance tem uma abrangência maior com o objetivo de garantir que organização siga todos os padrões exigidos, como:

• esferas trabalhistas;
• exigências contábeis e fiscais;
• requisitos municipais e estaduais;
• leis jurídicas e previdenciárias;
• políticas e diretrizes do negócio, entre outros.

Por isso, o compliance refere-se a estar em conformidade com as regras — sejam elas internas ou externas —, e visa garantir o cumprimento por diretrizes e processos.

Qual é a importância para as empresas?

A falta de compliance é a principal razão para o fechamento das empresas, por motivos como:

• falta de controles internos;
• incapacidade da gestão;
• perdas financeiras;
• fraudes e corrupção;
• implicações legais.

Por isso é tão vital a criação de mecanismos para evitar a prática de atos ilícitos nas empresas. No entanto, talvez você pode estar se perguntando:

Mas, o que acontece quando o compliance não é realizado na minha empresa?

Ao negligenciá-lo, você abre precedentes para abalar a reputação da organização, o que prejudica seriamente os negócios, além de estar passível de punição — o que pode acarretar à perda de licenças, multas e até detenção.

Quem é o responsável por essa área?

Quem responde diretamente por todos os atos cometidos pelas empresas é o sócio-administrador. No entanto, os outros sócios também podem arcar legalmente com os prejuízos. Logo, se houver comprovação de que o gestor sabia e poderia ter evitado o ato, certamente enfrentará problemas criminais.

Hoje, a Lei nº 12.846/2013 — também conhecida como “Lei da Empresa Limpa” —, regulamentou detalhes sobre o processo de responsabilidade administrativa e judicial para organizações que descumprirem legislações e diretrizes dos órgãos competentes. Além disso, ela criou o CNEP — Cadastro Nacional de Empresas Punidas —, uma lista com instituições que foram condenadas por ilegalidades.

Saiba que o compliance é importante para qualquer empresa e independe do porte e segmento. Assim, é fundamental desenvolver manuais de conduta e disseminar a cultura do compliance na empresa.

Além disso, os riscos no ciclo operacional precisam ser avaliados por gerenciamento e monitoramento constantes. A criação de projetos de melhoria contínua para ajustes das normas e prevenção de fraudes também é vital, além da realização de auditorias internas periódicas.

Por que sua empresa precisa investir em compliance?

As empresas são feitas de pessoas e nem todas são honestas e íntegras. Dessa forma, é impossível assegurar que todos os colaboradores que compõem a organização não vão praticar nenhum ato de corrupção ou fraude.

Além disso, os atos ilícitos cometidos pelos funcionários trazem consequências sérias para a empresa, como:

• dúvidas sobre a credibilidade da organização;
• problemas para negociações com fornecedores;
• dificuldades nas vendas e na contratação dos melhores profissionais;
• desfavorecimento em um mercado tão competitivo, entre outros.

Se você acredita que a sua empresa não precisa de compliance porque não há riscos de atos ilegais, então, está abrindo precedentes para que ocorram as ilegalidades. Assim, comece quanto antes a implementação dessa estratégia no seu negócio a fim de melhorar a qualidade dos processos e criar medidas corretivas e preventivas contra fraude e corrupção.

Implementando o compliance

A criação de um manual de regulamento interno é o primeiro passo para adotar o compliance na organização. Esse código deverá conter diretrizes para serem seguidas. Assim, a empresa fica resguardada contra atos ilegais cometidos por funcionários sem o consentimento da organização.

span>Além disso, também é fundamental disseminar uma cultura organizacional sobre o que é compliance e sua importância, enfatizando a seriedade de seguir o regulamento e adotar padrões éticos na organização.

Mas também é vital permitir que a equipe tenha meios fáceis para expressar opiniões e realizar denúncias. O processo deve ser transparente para envolver toda a organização, com treinamentos e instruções claras.

É fundamental que os líderes sejam exemplos para os funcionários. Por isso, os gestores devem ser capacitados de modo a reforçar a importância do modelo e como ele impacta nos valores e objetivos da organização.

Por fim, um guardião do compliance precisa ser nomeado, já que alguém deverá inspecionar as rotinas de trabalho, incentivar a equipe a seguir as diretrizes e criar ações corretivas e preventivas. Esse responsável pode ser um funcionário que tenha o perfil adequado ou uma equipe — a depender do porte da organização.

Entende-se que hoje é impossível adotar procedimentos de conformidade sem entender os processos e estratégias de trabalho. Assim, toda a organização precisa estar alinhada com os valores e propósitos a fim de abraçar a causa e cumprir as políticas e legislações pertinentes.

Além disso, a implementação de técnicas de melhoria contínua é fundamental nesse processo. A empresa precisa criar programas preventivos e monitoramentos constantes, de modo a envolver todos os stakeholders e assegurar o cumprimento das normas. Com isso, será mais fácil realizar controles internos com eficiência e permitir que a organização tanto alcance maior representatividade na qualidade empresarial quanto garanta o fortalecimento da marca no mercado.

Agora que você já aprendeu o que é compliance e sua vital importância, descubra também como envolver o funcionário no planejamento estratégico da empresa.